Cada avería recorre un ciclo de 15 estados: presupuesto, aprobación, trabajo, factura y cobro. Con técnicos propios o subcontratados, SLA vigilado en automático y cada euro imputado al pagador correcto — propietario, huésped, cliente o tercero.
Una tarea de mantenimiento no termina cuando el técnico recoge sus herramientas. Termina cuando el dinero está en tu cuenta. Por eso el ciclo cubre también los estados económicos: validada, liquidada, facturada y cobrada.
La mayoría de los PMS dejan el mantenimiento en "tarea hecha". OKTO cierra el círculo económico: precio de venta vs. coste real por línea, margen calculado al instante y el cargo viajando solo hacia la liquidación del propietario o hacia la factura directa.
El técnico compra material, fotografía el ticket desde su app y la solicitud entra con el adjunto en un circuito de aprobación. El OCR con IA extrae proveedor, fecha y líneas — y el coste se reparte entre las tareas que correspondan.
App nativa con 10 pantallas: agenda con calendario, bolsa de trabajo, ofertas, tareas completadas y un detalle de tarea con pestañas. El técnico inicia, pausa y completa trabajos, sube fotos clasificadas, solicita compras y presupuesta in situ.
La pantalla de Facturación convierte el mantenimiento en un embudo de 3 etapas: pendiente de facturar → facturado → cobrado, en euros y en número de tareas. Agrupado por cliente, con lo que falta por cobrar de cada uno.
Mantenimiento correctivo, preventivo e incidencias de huéspedes — el mismo módulo, el mismo precio.
Planes recurrentes por propiedad con 8 frecuencias, recordatorios días antes y tarea autocreada con plantilla, checklist y técnico preferido.
Incidencias con 4 estados, vinculadas a tareas de limpieza o mantenimiento, con datos de la reserva y chat en tiempo real para el equipo.
El huésped escanea, describe la avería con fotos y recibe un código de seguimiento. Sin app, sin registro. Entra como urgente con la reserva auto-vinculada.
Si una limpieza se cierra con puntos del checklist sin completar, se genera solo un ticket agrupado por zona de la vivienda, con deduplicación.
El técnico graba un audio al pie de la avería; se transcribe detectando el idioma y la IA lo redacta como parte de trabajo limpio.
Horas de respuesta y de resolución para urgente, alta, normal y baja. Un planificador revisa cada 5 minutos, marca incumplimientos y dispara alertas.
Internos o externos con NIF, habilidades en 3 niveles, zonas, disponibilidad semanal, límite de tareas y tarifas por hora, urgencia, finde y festivo.
Cuatro estrategias configurables: rotatorio, menos ocupado, por zona o por habilidad. La tarea va sola al técnico adecuado.
Ingreso y coste agregados en 5 departamentos y 6 categorías de pagador, con tendencias, carga por técnico, tareas sin valorar y exportación.
Eliges título, descripción y fotos congeladas que ve el propietario en su portal, y si muestra coste o nombre del técnico. Traducido con IA a su idioma.
7 campos controlables por empresa, cliente y tarea: estado, descripción, fotos, coste, técnico, tiempo y notas. Comentarios internos que nunca salen del equipo.
Historial de estados con motivo, de asignaciones y de cambios campo a campo (quién, cuándo, valor anterior y nuevo). Reaperturas y duplicado de tareas.
Inicio, pausas con motivo y duración, reanudación y fin. Fotos en 4 tipos y checklists con 5 tipos de ítem: nada queda sin documentar.
Política de acceso si hay huésped alojado (entrada libre, coordinar o cita) y tareas en direcciones manuales con GPS para clientes de conserjería.
El huésped abre y sigue incidencias desde su app de reserva, sin escanear nada. Mismo circuito de tickets, mismo código de seguimiento, un único embudo.
Artículos con varias tarifas (normal, conserjería…), precio de venta y de coste. Las líneas de cada tarea se rellenan desde el catálogo en segundos.
Una limpieza con fallos abre un ticket. Una tarea validada entra en la liquidación. Una compra se enlaza con su factura de proveedor. Sin exportar nada a ningún sitio.
Checklist incompleto al cerrar la limpieza → ticket automático agrupado por zona, sin intervención manual.
Ver móduloLas tareas validadas entran solas en la liquidación mensual; los partes se publican curados y traducidos con IA en su portal.
Ver móduloCompras de material y costes de subcontratas enlazados a sus facturas de proveedor en contabilidad.
Ver móduloCada cambio de estado emite un evento trazable: encadena reglas sin código sobre tus tareas e incidencias.
Ver móduloSí. Cada tarea se imputa a uno de 5 pagadores: propietario (vía liquidación mensual o factura directa), huésped, cliente, tercero externo con NIF o coste interno sin ingreso. Según esa decisión, la tarea fluye automáticamente hacia la liquidación del propietario o hacia el embudo de cobro, donde se factura con nº obligatorio y se marca como cobrada — tarea a tarea o en bloque por cliente.
El técnico o la oficina valoran la tarea con líneas de coste (mano de obra, materiales, recargos) y el presupuesto pasa por borrador → enviado → aprobado o rechazado. La tarea queda en "esperando aprobación" hasta el OK, y queda registrado quién aprobó y por qué se rechazó. El técnico puede presupuestar in situ desde su app móvil.
Con ambos. Los técnicos pueden ser internos o externos (con razón social y NIF), con habilidades por categoría, zonas, disponibilidad y tarifas propias. Para las subcontratas, cada tarea registra el coste del proveedor externo con su factura recibida y su flujo de pago (pendiente → aprobado → pagado), de modo que ves en la misma tarea lo que pagas frente a lo que cobras.
De dos formas, ambas sin registro: escaneando el QR imprimible de la propiedad, que abre un formulario público con fotos, o desde la app del huésped de su reserva. En ambos casos recibe un código de seguimiento para consultar el estado, el ticket entra como urgente y se vincula automáticamente a la reserva activa — solo si no hay ambigüedad de entrada/salida ese día.
Defines horas de respuesta y de resolución por prioridad (urgente, alta, normal, baja). Un planificador revisa cada 5 minutos las tareas vencidas, las marca como incumplidas y dispara alertas. El dashboard muestra los incumplimientos y cada técnico ve su % de cumplimiento SLA personal en su app.
30 minutos de demo con tus propiedades y tus averías reales. Verás el ciclo completo: presupuesto, técnico, factura y cobro.